MANUAL DE POLÍTICAS TRATAMIENDO DE DATOS

 

1. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

1. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Recibimos, recopilamos y almacenamos cualquier información que ingrese en nuestro sitio web o nos proporciones de otra manera. Además, recogemos la dirección de protocolo de Internet (IP) utilizada para conectar tu computadora a Internet; datos de inicio de sesión, dirección de correo electrónico, contraseña, información de la computadora y la conexión y el historial de compras. Podemos usar herramientas de software para medir y recopilar información de la sesión, incluidos los tiempos de respuesta de la página, la duración de las visitas a determinadas páginas, la información de interacción de la página y los métodos utilizados para navegar fuera de la página. También recopilamos información de identificación personal (incluido nombres, correo electrónico, contraseña, comunicaciones), detalles de pago (incluida la información de la tarjeta de crédito), comentarios, sugerencias, reseñas de productos, recomendaciones y perfil personal.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

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2. Autorización de la política de tratamiento

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De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

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3. Responsable del tratamiento

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El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:

• Dirección: AC 19 # 25-40. LOCAL 80154. CC PALOQUEMAO, Bogotá Colombia.

• Correo electrónico: gerencia@mercavicola.com

• Teléfono: (57) 1 3686259

• NIT: 900.801.424-1

 

4. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

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MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla I. Bases de datos y finalidades

Base de datos

Finalidad

Bases de datos Empleados

Hojas de vida y todo lo relacionado con bienestar laboral.

Bases de datos Clientes

Gestión operativa, administrativa y servicios de venta y posventa.

Bases de datos Proveedores

Gestión operativa y administrativa.

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5. Datos de navegación

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Cuando realizas una transacción en nuestra página web, como parte del proceso, recopilamos información personal que nos proporcionas, como tu nombre, dirección física y dirección de correo electrónico. Tu información personal será utilizada solo para los motivos específicos indicados anteriormente.

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

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6. Cookies o web bugs

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Este sitio web utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web.

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Si no deseas que procesemos tus datos, contáctanos a [gerencia@mercavicola.com] o envíanos un correo a: [AC 19 # 25-40. LOCAL 80154].

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7. Derechos de los Titulares

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De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

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Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

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• Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

• Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

• Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

• Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

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8. Atención a los Titulares de datos

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MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: (057) 1 3686259, Correo electrónico: gerencia@mercavicola.com

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9. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

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9.1. Derecho de acceso o consulta

 

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

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1. Al menos una vez cada mes calendario.

2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

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Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a gerencia@mercavicola.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la AC 19 # 25-40. LOCAL 80154. CC PALOQUEMAO, Bogotá Colombia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

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• Nombre y apellidos del Titular.

• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

 

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

 

• Visualización en pantalla.

• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

• Correo electrónico u otro medio electrónico.

• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S.

 

Una vez recibida la solicitud, MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

 

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

9.2. Derechos de quejas y reclamos

 

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a gerencia@mercavicola.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a AC 19 # 25-40. LOCAL 80154. CC PALOQUEMAO, Bogotá Colombia., la solicitud deberá contener los siguientes datos:

 

• Nombre y apellidos del Titular.

• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.

• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  

10. Vigencia

 

Las bases de datos responsabilidad de MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Nos reservamos el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento, por lo tanto, revísala con frecuencia. Los cambios y aclaraciones tendrán efecto inmediatamente después de su publicación en la página web. Si realizamos cambios sustanciales a esta política, te notificaremos que se ha actualizado, para que sepas qué información recopilamos, cómo la usamos y en qué circunstancias, si corresponde, usamos o divulgamos la información.

Si deseas: acceder, corregir, modificar o eliminar cualquier información personal que tengamos sobre ti, estás invitado a contactarnos en [gerencia@mercavicola.com] o envíanos un correo a: [AC 19 # 25-40. LOCAL 80154. CC PALOQUEMAO

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11. Medidas de seguridad

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Nuestra empresa está alojada en la plataforma Wix.com. Wix.com nos proporciona la plataforma en línea que nos permite venderte nuestros productos y servicios. Tus datos pueden almacenarse a través del almacenamiento de datos de Wix.com, las bases de datos y las aplicaciones generales de Wix.com. Ellos almacenan tus datos en servidores seguros detrás de un firewall.

Todas las pasarelas de pago directo ofrecidas por Wix.com y utilizadas por nuestra compañía se adhieren a los estándares establecidos por PCI-DSS administrados por el PCI Security Standards Council, que es un esfuerzo conjunto de marcas como Visa, MasterCard, American Express y Discover. Los requisitos de PCI-DSS ayudan a garantizar el manejo seguro de la información de la tarjeta de crédito por parte de nuestra tienda y sus proveedores de servicios.

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MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

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A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por MERCAVICOLA INSTITUCIONAL S.A.S, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).

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Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Gestión de documentos y soportes

Control de acceso

Incidencias

Personal

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Manual Interno de Seguridad

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1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados, o destruidos.
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
5. Inventario de soportes.

6. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
7. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
8. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
9. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.

10. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
11. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.

12. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos
13. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
14. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas.

15. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal.
16. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento.

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Tabla III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

 

Bases de datos no automatizadas

Bases de datos automatizadas

Archivo

Almacenamiento de documentos

Custodia de documentos

Identificación y autenticación

Telecomunicaciones

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1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y ejercicio de los derechos de los Titulares.

2. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

3. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.

4. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
5. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

6. Acceso a datos mediante redes seguras.

Tabla IV. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

Bases de datos automatizadas y no automatizadas

Bases de datos automatizadas

Auditoría

Responsable de seguridad

Manual Interno de Seguridad

Gestión de documentos y soportes

Control de acceso

Identificación y autenticación

Incidencias

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1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses.
2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
5. Conservación del informe a disposición de la autoridad.

6. Designación de uno o varios responsables de seguridad.
7. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
8. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

9. Controles periódicos de cumplimiento

10. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega.

11. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.

12. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.

13. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente.
14. ¿Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación?

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Podemos comunicarnos contigo para notificarte sobre tu cuenta, para solucionar problemas con tu cuenta, resolver una disputa, cobrar tarifas o dinero adeudado, para sondear tus opiniones a través de encuestas o cuestionarios, para enviar actualizaciones sobre nuestra empresa, o cuando sea necesario para contactarte para hacer cumplir nuestro Acuerdo de usuario, las leyes nacionales aplicables y cualquier acuerdo que podamos tener contigo. A estos efectos, podemos comunicarnos contigo por correo electrónico, teléfono, mensajes de texto y correo postal.

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DIANA RIVEROS PALACIOS

Representante Legal

Actualizado Febrero 2024